如何可視化你的工作流？

看板作爲一種視覺項目管理工具，利用了人類大腦對視覺內容的偏好，並幫助團隊理解和分析他們的工作中真正發生了什麼。

你可以通過看板更好地可視化工作流程，而不是閱讀關於團隊工作情況的書面報告。看板爲你提供了工作流程的描述，它可以幫助你有效地診斷流程中的弱點。

既然看板關注的是工作流程，那麼瞭解自己是如何工作的就很重要了。

因此，可視化工作流對於任何看板實現來說都是首要的。

爲什麼需要可視化工作流？

可視化工作流是實現看板的第一步，這是有充分理由的。

爲了改進任何流程，很重要的一點是要很好地理解流程當前是如何工作的。

可視化工作流是看板系統的關鍵輸入，其中流程中的每個步驟都對應於看板中的列或通道。在看板中，可視化工作流程意味着檢查工作流程。

這使得團隊能夠分析進入他們的看板系統的工作量，更好地理解他們如何處理它，然後最終通過引入增量改進來優化他們的過程。

隨着流程的優化，團隊成員能夠更好地實現持續交付和更好的結果。規劃你的工作流程似乎是一項艱鉅的任務。你可能會被大量的工作壓得喘不過氣來，這些工作涉及到創建你的產品或服務，你認爲一開始很難將你的工作流程形象化。這四個簡單的步驟將幫助你完成可視化工作流練習，開始你的看板實現。

步驟1：確定你想要可視化的過程的範圍這裡所提到的範圍等同於流程的起點和終點。業務操作可以跨越各種相關的流程。首先確定你希望看板系統關注的這些過程中的哪一個是很重要的。

雖然沒有任何規則可以阻止團隊創建冗長的看板工作流，但理想的做法是工作流足夠可管理，並將重點放在特定團隊的工作和目標上。

確定範圍的一個好方法是確定誰在執行流程，以及在執行過程時他們想要實現什麼。讓我們以web應用程序開發過程爲例。很可能會有一個處理產品和特性概念化的過程，或者我們可以稱之爲產品發現過程和實際的產品開發或產品交付過程。

我們可以將這些高級流程視爲單獨的工作流，其中前一個流程的輸出是下一個流程的輸入。產品發現通常由產品經理、產品所有者、用戶體驗設計師以及開發團隊的一些成員來評估技術可行性。

這個過程的目標是確定哪些特性將進入產品中，或者簡單地決定要構建什麼。這個過程的典型輸入是特徵概念或概念簡介、用戶訪談和來自實際客戶的特性請求。爲了篩選產品團隊的一堆想法，他們會執行一個合作發現過程，評估這個概念是否可取、可行和可行。

產品發現團隊可以進行一系列活動來確定這些內容，其中他們的輸出可以是用戶故事映射、原型、角色、用戶場景、史詩和用戶故事。

所有這些都被輸入到產品交付過程中，在那裡開發團隊將它們轉換爲實際的解決方案。隨後，產品交付團隊執行自己的一系列活動，將用戶故事轉換爲實際的產品特性。

從這個例子中，我們可以創建兩個看板系統，其範圍圍繞着這兩個組的目標——一個是確定進入產品的特性，另一個是在產品上創建特性。正如我們在這裡所看到的，我們圍繞誰執行工作以及他們想要實現什麼來確定流程的範圍。在確定你想要實現看板的流程範圍時，你可以採用類似的方法。步驟2：列舉流程中的步驟在確定了流程的範圍之後，現在是時候來分析流程是如何工作的，並清楚地說明製造產品或服務的方法。捫心自問：“一個項目要做什麼？”你在工作流可視化練習的第一步中確定的輸入和輸出實際上將幫助你枚舉流程中的步驟。這些輸入通常會以某種形式進入看板工作流中的待辦事項通道。

檢查你將如何獲取輸入、處理它並將其發佈給你的客戶。處於完成通道中意味着該項目已經成功地通過了流程中的所有必要步驟，可以向客戶發佈了。

在待辦事項和已完成事項之間，哪些步驟可以讓你自信地說你的產品可以發佈了?因爲產品發現過程的主要目標是確定哪些功能可以被選中，所以很自然地會有一些項目被排除在這個過程之外。

在這種情況下，它仍然被認爲是“完成”的，因爲團隊已經決定某個功能將不會出現在產品中。

這個特定過程的完成路徑可能包含“被拒絕的”概念和“被接受的”概念，以史詩和用戶故事的形式，所以團隊知道他們已經決定了一個概念或想法的命運。步驟3：將你的流程步驟轉換爲看板中的通道一旦你知道了流程流中的問題部分，就可以將它們放入看板中了。你可以選擇使用其他術語來表示“待辦事項”和“已完成事項”，如Backlog或Ready for to Do，以及Completed for Done。

任何對你的團隊有意義的標籤，用來表示你需要開始處理哪些項目，以及這些項目的工作何時完成。你還可以使用泳道對要處理的項的類型進行分組。你還可以使你的工作流更加具體，並在流程步驟中具有子步驟。步驟4：是否在工作中尋求持續改進現在你已經準備好看板了，是時候開始工作流程了！讓你的任務導航到看板，並檢查你得到的結果。

例如，你的董事會將幫助你看到團隊成員在每個流程步驟中的真實能力，並通過設置在製品數量限制來幫助你更好地管理工作流程。

你還將瞭解你的流程度量標準，並使用它們更好地管理你的工作流程。

有了足夠的過程度量和度量標準，你就可以使用過程改進模型來演進和改變你的工作流程。定期評估你的過程，並在你認爲合適的時候完善你的工作流程。看板的目標是持續改進，這就是採用看板的核心。

開始可視化你的工作流程

現在是時候與你的團隊坐下來反思當前的工作流程。

我們建議不要讓它成爲一個正式的會議，而應該進行協作對話，這樣每個人都能很舒服地提出他們的想法，並說明自己所做工作的真實情況。

使用像記號筆和白板這樣的實物材料，還是選擇在線工具來可視化你的過程，這完全取決於你。

這裡重要的是與你的團隊進行協作討論，並創建一個儘可能接近你當前流程的工作流圖示。一旦你有了可視化的工作流，就可以開始你的看板實現了。