亞馬遜企畫案當新聞稿在寫 開會前15分鐘一片沉默

▲有別於其他公司,亞馬遜內部開會有一套自己的方法。(圖/CFP)

圖、文/大是文化提供

前面曾介紹過,亞馬遜的文件基本上是以1頁或6頁報告形式製作,而新企畫案構想則是用新聞稿的形式撰寫。也因爲這樣,亞馬遜會議氣氛,和其他公司不太一樣。會議一開始,出席者會全部沉默不語。

假設今天要開會,本次負責製作文件的人會提早到會議室,將文件發到各個座位,之後出席者會在開始時間前陸續進來會議室,然後開始閱讀文件。若是6頁的報告,全部讀完大概需要15分鐘左右吧?

在這段時間裡,出席者全都沉默不語,會議室中只會聽到翻閱紙張聲音。雖然我們經常利用電話會議和美國開會,但也只會聽到電話另一頭翻閱紙張的聲音。

等到大家都閱讀得差不多時,文件負責人會詢問:「請問大家是否都已讀完?」如果是的話,就開始討論。討論一開始,會針對文件的內容發問並回答。「請問第一頁有沒有問題?」負責人會先提問。「請問第三行是指什麼意思?」「請問關於第五行,你的想法是什麼?」負責人會一一回答參加者的提問,一直到最後一頁,確定與會者都沒有問題。

亞馬遜最理想的會議形式是什麼樣子?那就是:「請問第一頁有問題嗎?」「沒有。」「請問第二頁有問題嗎?」「沒有。」一直到最後都沒有任何疑問的會議,就是最理想的會議。

如果是這種情況,與會者也會稱讚「做得好」,並給予掌聲意指這是一份無須質疑、內容非常精實的完美文件。在亞馬遜,用越短的時間結束的會議,就是好的會議。跟社長開會時,大家要在辦公室排隊等待,如果前一個團隊很快就結束的話,就代表做得很好;如果一直不出來的話,大家就知道:「大概又被要求重做了!」

★本圖、文經大是文化授權,摘自《Amazon的人爲什麼這麼厲害?》一書

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