來場工作與科技的大掃除

來場工作科技的大掃除。(圖/EMBA提供)

近年來,全球吹起一股極簡風潮,強調捨去不必要的東西,迴歸最基本。除了運用人們生活中,這股極簡風潮也吹進了企業數位生活裡。

管理書籍作者德爾(Lisa Bodell)指出,她平常都會固定安排時間,清理辦公室電腦檔案夾,或電子郵件等數位工作空間。除此之外,她也會在某些特定的時間,爲自己的工作進行大掃除。

她在富比士雜誌(Forbes)建議,想要簡化上班日,不妨深度清理以下地方

1.檢視每個重複性的支出,是否真有其價值。在工作上,你固定每個月,或者每年付費購買某產品服務?你真的有用到嗎?

2.分析行事曆上已經安排好的會議。例如,每個星期一召開的員工會議,真的有成效嗎?還是隻是每週固定浪費小時

3.清除各種數位平臺上,鮮少使用服務的人。波德爾自己的習慣是,在每年的年初,花一整個下午的時間,仔細檢查公司使用的數位服務中,哪些員工或客戶其實沒有在使用。只留下真正需要服務的人,公司可以減少不必要的開銷。

4.取消訂閱促銷用的電子郵件。許多促銷用的電子郵件,都有一鍵取消訂閱的功能。你應該積極管理自己的電子郵件信箱,因爲你纔是老大。不要再讓各種不相關的郵件控制你,或是分散你的注意力

5.設定電子郵件收件匣的過濾條件,也設定工作專用網頁瀏覽器。查看電子郵件信箱,是工作受干擾的一大原因,你可以開設一個收件匣,供最重要的連絡人使用。

此外,你也可以將網頁瀏覽器分爲公私兩類。工作上網時,看不到私下使用的購物新聞網站,以幫自己專心工作。

另一方面,若是在生活當中,也想掃除一下自己對數位科技的依賴,該怎麼做呢?專欄作家麥凱(Jory MacKay)在快速企業雜誌(Fast Company),提出了五個方法

1.花時間獨處。一個簡單的練習是,把你的手機放在家,出門走走,這能讓你的思緒更清晰。

2.重拾嗜好。滑手機比「看書」來得容易,人們過度依賴數位科技的原因之一是,失去了自己的嗜好。

3.減少分心的媒介。你的手機裡有多少APP?現在就將不常用的通通刪除。

4.不要按贊。社交軟體和其他線上溝通方式,就像是數位時代中的速食,很吸引人,卻沒有什麼營養。要對抗這個習慣,你可以降低自己在這些平臺的存在感,像是不要經常按贊。

5. 想像「滑一下,你就要付一次錢」。可以試着爲手機上的APP,賦予金錢上的意義。想像自己每滑一次手機,就要付一次錢,也許是三十元,你的行爲會有什麼改變?

上述這些這些工作與生活的科技掃除行動,作用都在「聚焦」與「節約」。積極對抗工作和生活中的複雜度,能爲你留出空間,給更重要的事物

(本文摘自 《EMBA 世界經理文摘 417期》)

《EMBA 世界經理文摘 417期》