Cheers／當多工雜務遇上專注需求
文：鄭珮淇圖片來源：istock
你是否每天都活在M&M（meeting & message）的制約下？當多角色、多專案等多工環境（multitasking）成爲常態，該如何甩開無頭蒼蠅的瞎忙人生，建立高效上班的良性循環？
時間管理專家張永錫提醒，爆炸亂飛的訊息必須經過有系統的爬梳，但這是需要刻意養成的習慣。作爲臺灣GTD（Getting Things Done）時間管理系統講師，張永錫建議以5個步驟：捕捉、理清、整理、回顧、執行，來處理大量而零碎的多專案現狀，有策略地提升專注力。
5個步驟，再多M&M也吃得下
Step捕捉（capture）
先統整手邊所有待辦事項：email、電話、主管交辦任務、業務開發計劃、腦力激盪點子等等。
Step理清（clarify）
分別釐清每件事「可否執行」？若是，能否在2分鐘內完成？例如收到同事email欲確認合作細節，若能馬上完成，就立刻回覆；如需詳加討論，就先列行動清單、稍後行動。
但若此事無法執行，則應做出結論，通知對方，作爲結案，或存檔待日後參考。記住，一次只處理一件事。
Step整理（organize）
將留待行動的事項分門別類，爲每件事規劃出即時、具體且視覺化的「下一步行動方案」；並同步設想「欲達成的目標」，使你方向明確、並腳踏實地朝它邁進。
例如，5月母親節是零售業旺季，希望達成多少業績數字？因此3月就要擬定行銷提案、與供應商洽談合作等等。
【全文未完，完整內容請見《Cheers》198期】【本文由Cheers雜誌授權報導，未經同意禁止轉載。】
【延伸閱讀】■徐重仁：不要做「吃掉時間」的２件事■老是邊工作邊逛臉書？２個練習，把專注力「養壯」■永遠在「瞎忙」？因爲你少學這１招 －專注力