經理人／改變一生的行事曆規畫術
隨着數位工具的普及與便利，行事曆選擇變得多樣性，該選用紙本還是數位行事曆？ 分析自己慣常的工作模式，選擇能幫助你有效完成一件又一件事情的行事曆，不論紙本或數位，都好！
成功學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）提出了成功者的7個習慣：「主動積極」「以終爲始」「要事第一」「雙贏思維」「知彼解己」「統合綜效」和「不斷更新」，這7個習慣中，你覺得哪一個最難做到？ 很多人都以爲是必須與他人協同合作的「統合綜效」，或是必須持之以恆的「不斷更新」，然而睿仕管理顧問大中華區總裁陸強表示，在針對所有上過柯維成功7習慣課程學員所做的問卷回收中，大家認爲最難做到的，其實是「要事第一」。「先做重要的事」這麼理所當然而且能夠操之在己的事，爲什麼卻被所有人公認難以達成？因爲在這個充滿不確定性的時代，變動、忙亂、突發狀況層出不窮，當這些緊急的事情（但多數卻是瑣事）一而再，再而三的出現，人們就會被「趕着處理」的緊張情緒牽着走，想說先完成緊急的小事，再來處理重要的大事，於是那些要事就被迫一延再延，最後落得完成無期。寫好行事曆，創造工作的充實感當生活中充滿了無法完成的大事，挫敗感也就油然而生，正如許多人都曾感嘆，自己忙了一天，卻覺得一事無成。想要擺脫這種忙碌卻無成的狀態，日本記事本達人佐佐木香在《活用記事本設定工作目標》中表示，其實有一個超簡單的脫困良方，那就是「寫行事曆」。佐佐木香指出，忙或不忙其實不是問題，真正的問題是，「你知不知道自己爲何而忙？」如果忙碌可以達成預定的目標，忙就會變成「生活充實」；反之，若是漫無目的、毫無目標的忙，只會讓人身心俱疲。透過「寫行事曆」，能讓一個人思考自己爲何要在某個時間做某件事，一旦釐清每個時段的工作目標與進程，即便還是同樣的工作，做起來的心情也將完全不同，因爲你會明確感受到，自己的開始與終點在哪，而且正從完成一件又一件事情中，累積生活的成就感。「光是好好寫下行事曆，人生就會完全不同，」佐佐木香表示，很多人都以爲，時間管理就是要將時間運用得更精確，但其實光是完成「訂立行動計劃」，就已經是實踐時間管理術的最好方式。只要每天早上花上10分鐘，就能掌握讓生活更幸福的秘訣，「一切改變，都在一瞬之間」。無法數據化的目標，就無法執行要讓擬定行事曆帶來幸福，關鍵就是改變「有什麼填上什麼」的被動做法，從主動的角度出發，先找出自己真正要完成的目標，排定後，再將其餘小事放入剩餘的空檔中。這就是柯維「要事第一，小事其次」的關鍵概念，也是幾乎所有時間管理專家所推薦的行事曆必備技巧。「對於非做不可的事，先確保時間是很重要的。先向自己預約時間，遠比與別人約定的事來得重要，」佐佐木香強調，①將想做的事一個個明確列出，然後②化成具體數字，接着③決定先後順序，並④具體算出可用天數，最後⑤寫在行事曆上，這5步驟就是行事曆撰寫的基本原則。 在這5步驟中，步驟2是許多人行事曆規畫會失敗的主因，列出了目標、決定了順序，就放進行事曆中，結果低估了完成所需的時間，事情超過預期時限還做不完，內心煩躁不堪，計劃排程也隨之大亂。所謂的「數據化」，《記事本圓夢計劃》作者熊谷正壽表示，其實就是「工作拆解」，將想做的要事拆分成一個一個可以明確化爲時間數字的小事，當行動分量數值化後，才能知道得花多少時間來做，做到什麼程度算是完成一個段落，也才能明確掌握工作的成就感。熊谷正壽強調，「無法數據化的目標，根本就稱不上是目標。」唯有透過數據化，才能逐一體會階段性達成目標的喜悅，進而轉化爲朝下一個目標前進的動力，工作也纔會快樂。紙本、數位或並用？找出你的最適模式瞭解了寫好行事曆的原理原則，那該採用什麼做法呢？過往，都是使用紙本手帳，透過塗寫，把生活的紀律、創意與感動都收納進去。然而隨着智慧型手機與平板電腦的普及，愈來愈多人感受到數位工具的便利性，開始遲疑「我是不是也要改用數位工具呢？」針對這個疑問，《日經Trendy》2012年11月號「最強手帳選拔2013」專題中做了普查。在日本，目前有20.9%的人是紙本派，19.1%的人是數位派，而有高達59%的人是兩種皆用；展望明年，紙本與數位的擁護者旗鼓相當，各約18%，然而有62%的人決定走向兩者皆用的模式。「紙本與數位其實沒有孰優孰劣，兩者只是介面的不同，背後行事曆的寫法和原理都相同，」從紙本用數位、長期鑽研行事曆各種用法的PCuSER主編黃鐘毅說道，紙本塗寫方便、便於附加實物的特性，是許多人累積點子時不可或缺的好幫手；然而云端技術的無所不在，以及數位資料的高度整合性，也讓需要使用大量資料的人倍覺方便。「分析自己慣常的工作模式，哪種模式能讓你感到『記錄真好』的熱情，就是最適合你的行事曆做法！」黃鐘毅強調，不用侷限自己一定要使用哪一種方法，單用一種、不同情境用不同種，或是兩種都用都可以，但先決條件，就是必須先知道哪一種能帶給你最大的利益。又到了年底，一起來了解紙本、數位與並用的技巧，2013年，就從寫行事曆開始，讓自己更成功吧！ 能讓你感到『記錄真好』的熱情，就是最適合你的行事曆做法！（整理‧撰文 / 謝明彧 編輯 / 郭明琪，本文取材自《經理人月刊》2012年12月號）更多精彩文章請見本期經理人月刊「改變一生的行事曆規劃術」，全國超商書店熱銷中！