連鎖咖啡集團多那之 導入雲端人資系統鋒形科技Femas HR

連鎖咖啡集團多那之正式導入雲端人資系統鋒形科技FemasHR,強化數位轉型效率。左爲多那之集團總部總經理林育芳,右爲鋒形科技共同創辦人李佳鴻。圖/鋒形科技提供

全臺最大雲端人資系統廠商鋒形科技5日宣佈,已獲得連鎖咖啡集團多那之(Donutes,股票代號:7756)導入FemasHR,鋒形科技共同創辦人李佳鴻與多那之集團總部總經理林育芳表示,數位轉型已是中小企業不得不面對的課題,透過FemasHR的導入,多那之可以達成數位轉型與降低人資成本等雙目標。

甫掛牌興櫃的多那之,自1989 年在高雄左營創立單一面包店起家,致力要求精進在第一線消費者的體驗服務、生產端嚴選把關與總部行政團隊提供的整體支援和服務,至今已有 35 年的品牌歷史,集團目前擁有多那之、卡啡那、MIMID等3個品牌,共有70幾間門市與超過900名員工,近年來更推動數位轉型,包括無紙化、數據分析彙整報表、雲端即時資訊等,逐步升級整並各系統,以求資訊的即時與準確,與時俱進達到數位服務目標。

「如何找到適合多那之的人資系統,我們找了好久,直到導入雲端人資系統『鋒形科技Femas HR』,纔有鬆了一口氣的感覺。」多那之資訊部經理歐秋玲說。

歐秋玲表示,連鎖餐飲業人資管理極其複雜,以多那之爲例,常面臨問題包括:

1. 排班:多班段、既要能管控也還要保有修改彈性,且依據法規作檢核卡控,以往做法是授權予門市督導管理門店,但總部高層無法進一步查覈,市場上很多HR系統,排班無卡控或太制式都無法符合多那之的需求。

2. 出勤相關表單電子化:傳統紙本表單耗費大量的人資人員keyin,易有keyin錯誤,造成門市與人資部門的爭議,門市單據傳遞易有遺失或延遲,催單也是無謂的人力耗費,時間成本增加,致使計薪、發薪時效無法提升。

3. 藍芽打卡:儘管已從原來的人資人員手動匯入改爲每日排程匯入,但仍有匯入異常待排錯,人員多、筆數多也是多耗費的時間,且人員的直屬主管無法即時掌握人員到班時間。

4. 雲端平臺:只能透過會議去和各門市討論或請人資提供有限的報表查看。

5. 計薪:出勤維護的時間花很多、很多段的轉入、keyin錯誤也多,排錯的時間

6. 也花很多,計算的時間也多,所以計薪都需花近1周的時間。

7. 加班:之前得人工查覈加班單時數與打卡時數是否一致,但人工覈對難免有所遺漏,需再於次月補薪。

8. 外點人員巡店到班管理:以往只能口頭或line回報,常常會有疏漏。

但在導入雲端人資系統Femas HR後,歐秋玲認爲可以解決絕大多數問題,例如:

1. 直接打卡即完成出勤紀錄資料,個人及主管都可即時管理。

2. 雲端平臺即時性,讓管理者可以一目瞭然掌握每個門市人力配置及出勤狀況。

3. 到班時數和申請時數能由系統設定檢核一致性。

4. 排班及實際到點透過打卡都能即時紀錄。

5. 可直接從平臺掌握各排班、出勤等狀況,相關報表分析更可掌握異常與進行人員最佳化安排。

李佳鴻表示,雲端人資系統Femas HR讓資訊透明化,管理者能掌握所屬人員即時及各分析資料,讓人員清楚的瞭解自己的考勤、餘假、薪資等各種資訊,並同歩接收總部人資的各項公告,此外,門市人力配置也可以因此進一步優化,人資部減少加班並減少花在計薪時間,改在其他人力資源領域工作,如培訓、考覈等。

多那之人資主管林育婷表示,若從量化數據來看,採用雲端人資系統Femas HR後,系統功能的提升與整體服務感受包括:

1. 即時電子單據讓人員、主管、人資的權責區分,將每人的出勤相關回歸到個人當責、主管查覈、人資結算提升整體的時效及準確性。

2. 人資人員平均從每人1個月加班時數從20小時減少到4小時。

3. 計薪時間從6人*22小時(132小時)整理單據、keyin、匯入、覈對、跟催、等待、計算、除錯、再計算等,大幅改善到只需平日日清日結於次月初檢核、異常通知限期補單、關帳、試算再查覈後即可發薪,於次月初的2至3個工作日內即可完成。

4. 多那之總部有製造業產線生產者、總部行政團隊、門市餐飲服務人員,系統能整合支援餐飲服務、製造到總公司(行政性質)等不同產業別,多種身份別直接套用不同法令、代扣等法規、出勤時間及獎金等,減少人員誤設算錯機率。

5. 加入福委會功能基本的福委會代扣等功能也都能由系統直接計算。

林育芳表示,爲了配合政府對勞工權益的維護,雲端人資系統Femas HR在設計之初就做了很多合規的預先檢查和管控,可輔助減少因法規不瞭解而沒管理到的出勤問題。對於人員的出勤管理有所幫助,且加盟店僅有門市管理,相對於總部還有央廠及行政團隊的班別及人數相比,算是單純很多,根據總部導入上線數個月後決定,願意將Femas HR系統介紹給加盟店。