Google解密》釐清Workspace更名疑慮與付費版強化功能

Google邀請Google Workspace 客戶解決方案專家 Samuel(右）以及 3C科技達人Tim哥（中）來對談，解密Google Workspace。（Google提供／黃慧雯臺北傳真）

Google於2020年將G Suite更名爲Google Workspace，並且大動作改變Google旗下服務的圖標（icon），引發熱烈討論與關注。究竟Google Workspace能爲企業或團隊帶來哪些更好的體驗與功能，又爲何一定要改名再出發呢？一起來透過最新一場Google解密活動爲你揭曉。

【Google Workspace更改名稱有何目的？】

Google指出，Google Workspace更名是爲了透過更精準的名稱反映品牌重塑的方向。其整合所有 Google 核心雲端協作工具，包含即時通訊、電子郵件、語音和視訊通話等，以整合和協作爲基礎，提供簡單、實用且可靈活運用的服務爲願景，希望帶給使用者更便利的整合性協作體驗。Google 也同時重新設計 Gmail、雲端硬碟、日曆、Meet 和其他協作工具的圖像，提升新設計與 Google 品牌的連結度。

Google Worksapce 提供免費服務，以及依照企業不同需求進行細分的付費服務。付費服務涉及產品功能、儲存空間、管理及安全相關的控制等層面。

【Google Workspace付費版功能升級 助提升效率】

今日活動中，Google邀請Google Workspace 客戶解決方案專家 Samuel 以及 3C科技達人 Tim哥來對談，進一步揭曉Google Workspace更多實用功能。

以提升工作效率的需求來說，所有Gmail用戶都可以透過共用行事曆與團隊成員一同掌握彼此的行程；以及透過Gmail頁面中的行事曆工具，在同一頁面快速建立會議，此功能將連帶把收件人帶入成爲參與者，並導入信件主題，更爲省時。而在付費版本中，則增加了協作白板、Google Meet舉手發問/分組討論功能，且在線上會議中還可增加投票、問答等功能。

對於需要每天都需要處理大量電子郵件的使用者來說，所有用戶皆可使用「延後通知」的功能，指定稍晚的日期再發出提醒，以便你進行工作排程，也不會因爲已讀而忘記完成後續的代辦事項。付費版本則可設定工作時間、不在辦公室的時間等資訊，前者可以主動回絕已有以及新的會議邀請，後者則可以讓團隊更明瞭能一起開會的時間。

此外，在Google Drive中，使用者還可以聰明的修改文件連結網址，舉例來說將「edit...」的尾端改變爲export?format=pdf，對方即可以PDF形式開啓，避免你所分享的文件內容遭到對方修改；付費版則可設定文件到期日期，到期日之後，訪問權限就會被限制，來對文件進行更嚴格的權限管控。

【Google爲何取消無限制的儲存空間福利？】

Google指出，過去的十年中，Gmail、Google 雲端硬碟和 Google 相簿已成爲數十億人儲存和管理email、文件、照片、影片的工具。然而使用者上傳的內容已逐漸增多，每天有超過 430 萬 GB 的內容上傳到 Gmail、雲端硬碟和相簿。因此，爲因應使用者高速成長的需求，Google 在帳戶儲存空間政策上做出調整，以確保能繼續投注資源與心力讓產品能夠更符合未來的使用需求，保存使用者的重要數位資產與寶貴記憶。

目前每個 Google 帳戶均有 15 GB 的免費儲存空間配額，由 Gmail、Google 雲端硬碟和Google 相簿共用。自 2021 年 6 月 1 日起，Google 相簿中以「高畫質」與「快速備份畫質」選項備份的內容，以及透過協作內容製作應用程式新建立或編輯的檔案，例如 Google 文件、試算表、簡報、繪圖、表單以及 Jamboard，都將計入 Google 帳戶儲存空間。在 2021 年 6 月 1 日之前以「高畫質」上傳的任何照片和影片，以及上次編輯時間在 2021 年 6 月 1 日前的檔案，則不受此異動影響。針對 Google Workspace for Education 的儲存空間，也將在 2022 年 7 月正式採用 100 TB 的集區雲端儲存空間上限規定。

面對可能未來很快要面對Google雲端空間不足的情況，Google Workspace 客戶解決方案專家 Samuel 在活動中分享，可以在Gmail中透過搜尋指令篩選含有大型附件的信件，並進行刪除；或是在Google Drive可檢視存儲空間運用情況。此外Google也預計在6月份推出新功能，協助是使用者快速刪除模糊、太暗等品質不佳的照片，來更有效地利用免費而有限的Google雲端空間。