職場救星!Excel「6個小技巧」讓報表更精美 替資料加密防偷看

▲6個excel小技巧教學。(示意圖/取自免費圖庫PAKUTASO)

記者施怡妏/綜合報導

不只函數學會,想要獲得老闆的青睞,對你另眼相待,除了效率要好之外,報表還要做得漂漂亮亮,讓人一眼就可以看清楚重點,《ETtoday新聞雲》爲大家整理出,用Excel美化報表的6個小技巧。

1.《跨欄置中》幫表格內容羣組

點選「常用」索引標籤、「對齊方式」的「跨欄置中」,讓「種類」的分類置於第2列到第5列中間,讓人一眼看清楚這些內容是同一個羣組。

2.《自動換列》文字資料太長,就讓它折行纔看得見

Excel預設所有內容都以一列的方式呈現,當某一儲存格里的內容超出視窗大小,就必須調動卷軸才能看見所有的內容,而且格子也會看起來很不整齊,沒辦法直接讀完文字內容。

點選「常用」索引標籤、「對齊方式」的「自動換列」,讓資料可以「折行」,在一個畫面裡完整呈現。

3.《欄列互換》想調整欄列不用重新輸入,只要複製後轉置貼上

Excel有內建欄列互換的功能,只要先以Ctrl+C複製整個表格,選擇「常用」索引標籤裡、「貼上」中的「轉置」即可。

4.《用 $ 鎖定公式中的行列

Excel 的下拉自動計算公式很方便,但你如果在算式中有不想要變動數字的話,也不需要一個一個修改,這時候就可以使用「$」符號來鎖定,就可以鎖定數字。

例:一般在用除法公式時,公式會這樣寫:=SUM(F2/F8)如果想要把F8總和的數字鎖定,可以利用 $ 符號:=F2/$F$8

然而,鎖定又分爲以下3種:=$A$1 行列都鎖定=$A1 鎖定列=A$1 鎖定行

5.《凍結窗格標題永遠都顯示在最上面,或是最左邊。

整理比較大型的表格資料時,最常遇到的問題就是表格很大、欄位與資料都很多,當我們把表格往下拉,就看不到標題,會分不清楚哪一欄是什麼資料,所以只能又往上拉到最上方看一下標題,就這樣上上下下拉來拉去,浪費了很多的時間

點選「檢視」索引標籤,「凍結窗格」,選擇凍結的部位是欄還是列,要特別注意的是,如果凍結任意範圍的話,選擇的儲存格比較不一樣,要選非凍結區域左上角的儲存格。

6.《檔案加密解密》保護機密資料

如果在 Excel 中放機密性的資料,但又擔心被別人偷看,就可以使用加密功能,設定一組密碼來保護裡面的資料。

先點選右上角的「檔案」→「資訊籤頁,點選「保護活頁簿」→「以密碼加密」輸入一組密碼,英文大小寫要特別注意,會被視爲不同的字。